西 昌 学 院 文 件
西学院档〔2017〕2号
西湖学院档案查借阅制度
第一条 为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》等有关法规、政策，结合我校档案工作实际，特制订本制度。
第二条 本制度中档案主要指本校的党群、行政、教学、科研、产品、基建、财会、出版、设备、外事、实物等类别的档案。
第三条 单位和个人向档案部门移交、捐赠、寄存档案，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。
第四条 本校教职工持本人身份证，学生持本人学生证或身份证，外单位人员须持单位介绍信及身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，可以查阅档案馆已开放的档案。具体规定如下：
（一）校内各部门因工作需要查阅本部门形成的不涉密档案，填写《西湖学院档案利用申请表》（以下简称《申请表》）由所在单位负责人审核查阅；因工作需要查阅非本部门形成的不涉密档案，须填写《申请表》，由所在单位负责人审核，并经立卷归档单位负责人和档案馆负责人批准；凡查阅学校党委会议、校长办公会议记录、上级文件等不宜公开的档案，须经党办校办主任批准；涉及重要的科研成果和未公开的技术资料，应当经档案形成单位或者本人同意，并报请主管科研的校领导审查批准；上级保密文件须经学校保密委员会负责人批准。
（二）校内师生员工因私查阅学校档案应填写《申请表》，并经立卷归档单位负责人和档案馆负责人审核，方可查阅。若查阅涉及本人信息的学籍档案、职称评聘文件等，可凭有效证件直接到档案馆查阅。
（三）校外单位利用本馆不涉密档案，须持单位介绍信和个人有效证件，填写《申请表》，经档案馆负责人同意，再按规定办理查阅手续，档案一律只提供馆内查阅服务，确因特殊原因需复制档案内相关内容，须经档案形成部门负责人同意。
（四）港、澳人员、台湾同胞、海外侨胞要求利用本馆开放档案，须持相关部门介绍信，填写《申请表》，经档案馆负责人同意；境外组织和个人要求利用馆藏档案，须持相关部门介绍信，填写《申请表》，经学校外事部门和学校保密委员会同意。
第五条 电话查询档案，只限咨询一般问题，凡要求将查档结果寄往查询单位和本人，或查阅他人不涉密档案（如学籍档案），必须凭单位介绍信或本人委托信及身份证复印件方可办理。
第六条 馆藏档案原则上限在馆内查阅，不得借出，校内确因特殊事由需外借，填写《申请表》，须经立卷单位负责人和档案馆负责人同意。借出期限为一周；若需续借，应在到期前办理续借手续。外单位借用，须由主管校领导同意。
第七条 涉密档案一律不外借。
第八条 档案利用者应爱护档案，要对档案信息及载体的安全和完整负责，不得随意增删、涂改、拆卷、抽页、剪裁、调换、撕毁、转借、圈点或勾画档案，不得擅自公开和擅自复制、摘抄档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损，更不能丢失。
第九条 档案利用者须认真填写《查档登记表》，档案用毕应及时送回档案馆，并在查借阅登记册上注销。
第十条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第十一条 档案工作人员应热情周到地为用户提供档案利用服务，加强业务指导与监督。严禁擅离职守，严防泄密、失密事故发生。
第十二条 查借阅教职工人事档案或者学生人事档案的，按照《西湖学院教职工人事档案管理实施细则》或《西湖学院学生人事档案管理实施细则》规定执行。
第十三条 档案工作人员及档案利用者要严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重，给予批评教育、�？钪敝磷肪糠稍鹑�。
第十四条 本办法由学校档案馆负责解释。
第十五条 本办法自公布之日起实施。
附件：《西湖学院档案利用申请表》
西湖学院
2017年5月8日
附件：
西湖学院档案利用申请表
日期： 年 月 日
查阅本单位档案，需履行以下手续： |
查询人 |
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有效证件名称 |
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联系电话 |
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有效证件编号 |
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所在单位 |
（盖章） |
单位负责人意见 |
查阅非本单位档案，还需履行以下手续： |
立卷单位负责人意见 |
档案馆负责人意见 |
外借档案，还需履行以下手续： |
档案馆负责人意见 |
分管校长意见 |
利用目的 |
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查阅内容 |
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利用效果 |
（此栏由档案馆经办人员填写） 调档档号： 调档卷数： 复印页数： 是否查全： |
档案馆经办人： |
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西湖学院办公室 2017年5月8日印发
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