西湖学院公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为进一步推进西湖学院公文（以下简称“学校公文”）处理工作科学化、制度化、规范化，提高效率，方便基层，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）和《党政机关公文格式》，结合学校实际，制定本办法。 第二条 学校公文，是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范性体式的文书，是转发上级机关和不相隶属机关的公文，公布学校决议和决定，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 第三条 公文处理工作包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 学校公文处理工作的原则是：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。 第五条 学校党委办公室、校长办公室（以下简称党政办公室）主管学校公文处理工作，负责校级公文处理，并对校内各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查；校内各单位应确定专人负责本单位公文处理工作。 第二章 公文种类 第六条 学校公文主要有： （一）决定。适用于对重要事项做出决策和安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （四）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况、表彰先进、批评错误。 （五）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。 （六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。 （七）批复。适用于答复下级单位请示事项。 （八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 第三章 行文规则 第七条 中共西湖学院委员会、西湖学院、中共西湖学院纪律检查委员会可以向上级机关或校外单位行文；中国教育工会西湖学院委员会可以向上级工会委员会行文；学校党委组织部可以向上级组织部门行文；共青团西湖学院委员会可以向上级共青团委员会行文；学校人事处可以向上级人事部门行文；学校党委办公室、校长办公室可向校外单位发送函件等。学校其他单位和部门只能按职责范围对内行文，不得直接向校外单位行文。 第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。 第九条 学校严格控制公文数量。有下列情形的，不再行文： （一）国家法律法规已经作出明确规定的； （二）现行公文规定仍然适用的； （三）贯彻上级公文精神，没有新的具体政策措施的； （四）当面协商或者使用电话、传真、邮件等其他手段即可办理的。 第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位（机关）。 第十一条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定： （一）上行文。向上级单位的行文，一般用请示、报告、意见等文种。 （二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。 （三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。向校外单位的平行文，应当按照对等原则以校党委、校行政或学校党委办公室、校长办公室函件的形式行文。 （四）校内各二级单位向学校党委、行政请示、报告等按上行文要求办理。 第十二条 校内同级部门必要时可以联合行文。 第四章 公文拟制 第十三条 学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。 第十四条 学校公文由主办部门负责起草。公文起草应当遵循以下原则： （一）符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接； （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行； （三）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见； （四）观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。 第十五条 学校公文在送校领导签发前，由主办部门负责人进行审核，审核人为公文文责的直接责任人。审核的重点是： （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。 （二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否符合上级相关文件规定；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 （三）按议事规则需经会议审议决定的，是否提交会议审议通过；经会议审议通过的，文件内容与会议决议是否一致。 （四）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 （五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 （六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。 第十六条 学校公文按照“谁签发、谁负责”的原则实行分级分工签发制度。 （一）以中共西湖学院委员会或者西湖学院发文代字印发的公文，由主办部门起草，主办部门负责人审核，主办部门分管校领导签署意见，党委书记或者校长签发。 （二）党委常委会会议纪要由党委办公室起草，党委办公室负责人审核，党委书记签发；校长办公会会议纪要由校长办公室起草，校长办公室负责人审核，校长签发。 （三）校内各部门因联系沟通工作，需要以党委办公室、校长办公室发文代字印发的函件等对外公文，由主办部门起草，主办部门负责人审核，主办部门分管校领导签发。 （四）以校内各部门发文代字印发的公文，由主办部门起草，主办部门负责人审核，主办部门分管校领导签发。 （五）联合发文由牵头部门起草，所有联署部门的负责人审核，所有联署部门的分管校领导会签。 第十七条 签发后的公文在印发前须经主办部门负责人复核。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。主办部门应当对复核后的公文进行核对，确认无误后送�。靼觳棵挪坏蒙米孕薷母春撕蟮墓�。 第十八条 公文印制必须确保质量和时效并厉行勤俭节约。公文印发公开属性为主动公开的，原则上以电子公文方式发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。 第十九条 涉密公文应当在符合保密要求的场所印制，并通过机要交通、密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 第五章 收文办理 第二十条 收文办理主要程序是： （一）签收。签收公文时应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。签收时一般应以签字的方式给发文方以凭据。 （二）登记。收到公文后由党政办公室机要科将公文标题、密级、发文单位、发文字号、签收日期等情况登记清楚，并在公文前附上“公文处理单”，送党政办公室负责人阅处。 （三）承办。阅知性公文由党政办公室根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；批办性公文由党政办公室提请有关领导阅批或者转有关单位办理；需要呈请校领导阅批的传真件，由党政办公室复制后办理。各单位应注意查阅OA系统电子公文并及时下载，进行收文处理。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，需报请校党委或行政审批的事项，承办单位应当提出处理意见并代拟文稿。 （四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。 （五）催办。党政办公室应及时了解掌握各单位对公文的办理进展情况，督促校内各单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，对一般公文应当定期催办，并及时向有关领导反馈办理情况。 （六）办结。外来公文的办结时限以该公文设定的截止时间为准，外来公文没有设定时限要求的，自文件签收之日起最长不超过15个工作日，各承办部门、单位要在规定的时限内办结，结果应当及时答复来文单位，同时要将办结情况在OA系统收文处理签中填报。 第二十一条 办理涉密公文，应当执行保密管理工作有关规定。 第六章 公文管理 第二十二条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。 第二十三条 学校党委、行政公文分别由党委办公室、校长办公室统一管理。学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备机要秘书和必要的安全保密设施设备。各单位应当由专人统一管理公文，涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。 第二十四条 涉密公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。 第二十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，按发文单位要求进行。 第二十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制公文视同原件管理，复制件应当加盖复制单位戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。 第二十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 第二十八条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。 第二十九条 公文办理完毕后，各单位要根据《中华人民共和国档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》的有关规定，按照“谁主办、谁负责”的原则，将公文的定稿、正本和相关材料收集齐全，整理归档。个人不得私自保存应归档的公文。 第三十条 整理归档按照学校档案管理单位的要求进行，定期向档案管理单位移交。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。 第三十一条 销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。 第三十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理单位。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第三十三条 新设立的单位应当向党政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。 第七章 附 则 第三十四条 本规定由党政办公室负责解释。 第三十五条 本规定自发布之日起施行。《西湖学院公文处理实施细则》（西学办〔2015〕5号）同时废止。 附件1：西湖学院公文格式.docx 附件2：西湖学院发文代字.docx |
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