概况
各部门职责
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1、接洽
确定会议时间、地点、人员、会标、内容、议程；是否需要准备签到表；是否需要使用中心广场（桥头，校门口）LED屏幕；是否需要通知宣传部照相摄影：是否需要使用电脑、投影仪、PPT。
2、会议准备
(1) 会议通知:协同通信、电话通知；
(2)会标制作；
(3)制作议程、签到表；
(4)制作座牌；
(5)物品准备:茶杯、茶叶、矿泉水、湿纸巾、方巾纸、电池、笔、风光画册、图鉴等。
3、会场布置
(1)会场卫生；摆放座牌、纸巾、茶杯及矿泉水、摆放议程、笔、草稿纸等；
(2)注意事项: 会场布置完后，请相应老师检查。
4、候会
会前准备: 会前确保将开水准备好;投影仪的连接及PPT的试放;话筒准备;会前十分钟开始醒茶，会前五分钟开始第一次掺水。
5、会后(收拾会场)
（二）信息网络部
1、积极配合党政办老师，对学院各职能部门及各二级学院数据的收集、整理及核对上报
2、学校工作动态和重大活动信息的收集
充分利用党政办这个平台，收集关于我校大学生有利的政策及相关信息，并整合发布至微信公众号，让同学们可通过党政办学生助理团这个平台了解到更加及时的学校动态。
3、办公电脑、设备的日常维护
对党政办所属办公电脑及办公设备进行维护，充分与老师交流，了解办公室各个电脑的工作状态，根据党政办老师的需求对设备进行维护。
4、对各类会务所需电子设备定期检查
信息网络部助理需对每次会务中可能出现的电子设备(如话筒、音响、电脑、投影仪、LED会标等)问题，提前调试。
5、会议拍摄
在党政办学生助理团召开内部例会或协助大型会议、活动举行时，负责相关拍摄工作。
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1、安排值班
根据党政办的需求，安排学生助理团的内部值班，并根据助理课表的更改及时调整值班表;同时在助理因故无法值班时及时协调，保证值班秩序。
2、核算津贴
行课期间每月核算一次助理日常值班、加班、会议会场布置、侯会、会场收拾的津贴；核算助理节假日值班津贴，并制作“勤工助学金发放表”，提交至学工部。
3、撰写操行分加分申请
每月根据助理的表现及任职情况为每位助理撰写相应的操行分加分申请并加盖办公室公章。
4、制作助理团通讯录
及时制作并更新助理团内部通讯录，方便党政办老师与学生助理之间和学生助理与学生助理之间的联系。
5、编写助理团内部简报
每月根据助理团内部的情况，编写活动简报。让党政办老师能够对学生助理团内部情况有及时的了解，学生助理也能够对助理团一个月来的情况有一个总结性的认识。
6、内部例会通知和会议记录
在准备召开内部例会时，协助总负责人及时通知助理参会，并核查到会情况，同时做好会议记录。
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1、负责党政办学生助理团一切对外事务，大致包括:在生活上和学习上帮助留学生、与学校其他组织进行工作交流和联系、组织大型活动等
2、在外事部值班，可查看外事资料进行学习
3、帮外事老师寄邮件至四川省教育厅
4、为迎接新到校留学生相关事宜做安排
5、为留学生办理“在学证明”，中英文各一份
6、为办理留学生请假条，步骤如下：
�。�1）中英文假条各一份，并及时复印存档，盖西湖学院办公室公章，需要注意：假条中必须包含“离开与返校时间、目的地、目的以及“安全责任自负”字样；
�。�2）将发文薄拿到保卫处签字。
6、通知留学生参加会议，并负责记录会议内容及拍照
7、负责留学生会话实践
8、每两周打扫一次留学生教室
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1、资料处理
协助机要科老师处理非涉密文件。
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